Ποιος Χρειάζεται Κανάλι Αναφορών; Ο Κανόνας των 50 Εργαζομένων

Ο οργανισμός σας χρειάζεται εσωτερικό κανάλι αναφορών εάν είναι ιδιωτική εταιρεία με 50 ή περισσότερους εργαζομένους, φορέας του δημόσιου τομέα οποιουδήποτε μεγέθους, ή ανήκει σε μια σύντομη λίστα ρυθμιζόμενων επιχειρήσεων (χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, ασφάλεια μεταφορών, καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, προστασία περιβάλλοντος) που πρέπει να συμμορφώνονται ανεξαρτήτως αριθμού εργαζομένων βάσει της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937. Κάτω από αυτό το όριο, στον ιδιωτικό τομέα και εκτός αυτών των ρυθμιζόμενων δραστηριοτήτων, δεν υπάρχει επί του παρόντος υποχρέωση σε επίπεδο ΕΕ — αν και οι όμιλοι εταιρειών και οι μικροί δημόσιοι φορείς έχουν μια συγκεκριμένη επιλογή να μοιράζονται ένα κανάλι αντί να δημιουργεί ο καθένας το δικό του.

Βασικά συμπεράσματα

• Το βασικό όριο για τον ιδιωτικό τομέα είναι 50 ή περισσότεροι εργαζόμενοι — ωστόσο ο τρόπος υπολογισμού αυτού του αριθμού (ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης έναντι ακαθάριστου αριθμού προσωπικού, και σε ποια ημερομηνία αναφοράς) καθορίζεται από την εθνική νομοθεσία και όχι από την ίδια την Οδηγία.
• Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα πρέπει να διαθέτει κανάλι, χωρίς ελάχιστο μέγεθος, αν και αρκετά κράτη μέλη εξαιρούν πολύ μικρούς δήμους.
• Μια χούφτα ρυθμιζόμενων κλάδων (χρηματοοικονομικός τομέας, καταπολέμηση νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, ασφάλεια μεταφορών, περιβαλλοντική συμμόρφωση) πρέπει να συμμορφώνονται ακόμη και με έναν μόνο εργαζόμενο, επειδή η κλαδική νομοθεσία της ΕΕ απαιτούσε ήδη μηχανισμούς αναφοράς.
• Οι όμιλοι εταιρειών και οι μικροί δήμοι μπορούν να μοιράζονται ένα κανάλι βάσει του άρθρου 8 παρ. 6, αντί να δημιουργεί κάθε θυγατρική ή δημαρχείο το δικό του από την αρχή.
• Η υπέρβαση του ορίου των 50 εργαζομένων δεν είναι στιγμιαία — οι περισσότερες ενσωματώσεις παρέχουν στις νεοϋπαγόμενες εταιρείες μια περίοδο χάριτος, όμως η δικαιολογία «μόλις μεγαλώσαμε» παύει να ισχύει σύντομα.

Το όριο των 50 εργαζομένων: πώς υπολογίζεται και τι μένει εκτός

Το άρθρο 8 παρ. 3 της Οδηγίας θέτει τη βάση: τα ιδιωτικά νομικά πρόσωπα με 50 ή περισσότερους εργαζομένους πρέπει να θεσπίζουν εσωτερικό κανάλι αναφοράς. Αυτό που δυσκολεύει τις ομάδες συμμόρφωσης δεν είναι ο ίδιος ο αριθμός — είναι η μέθοδος υπολογισμού. Η Οδηγία δεν ορίζει έναν ενιαίο πανευρωπαϊκό τύπο για τους «50 εργαζομένους», με αποτέλεσμα οι εθνικές ενσωματώσεις να αποκλίνουν:

• Τα περισσότερα κράτη μέλη υπολογίζουν τον ενεργό αριθμό προσωπικού (συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού μερικής απασχόλησης ως πλήρων ατόμων) σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία αναφοράς, συνήθως την τελευταία ημέρα του προηγούμενου ημερολογιακού έτους.
• Ορισμένα χρησιμοποιούν αντ' αυτού υπολογισμό ισοδύναμων πλήρους απασχόλησης (FTE), όπου δύο εργαζόμενοι μερικής απασχόλησης (μισής ημέρας) μετρούν ως ένας.
• Οι εργαζόμενοι που διατίθενται από εταιρείες προσωρινής απασχόλησης και οι πραγματικά αυτοαπασχολούμενοι εξωτερικοί συνεργάτες συνήθως εξαιρούνται, όμως το όριο δεν είναι πάντα σαφές — μια εταιρεία που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε μακροχρόνιους εξωτερικούς συνεργάτες θα πρέπει να λάβει τοπική νομική συμβουλή αντί να υποθέτει ότι εξαιρείται.

Αυτός είναι ένας από τους τομείς όπου οι εθνικές ενσωματώσεις διαφέρουν αρκετά ώστε να έχει σημασία στην πράξη — ένα εργατικό δυναμικό 55 ατόμων που εργάζονται με συμβάσεις μερικής απασχόλησης θα μπορούσε να βρίσκεται πάνω από το όριο σε μια χώρα που βασίζεται στον αριθμό προσωπικού και κάτω από αυτό σε μια χώρα που βασίζεται σε FTE.

Κάτω από τους 50 εργαζομένους, μια καθαρά ιδιωτική εταιρεία εκτός των ρυθμιζόμενων κλάδων που αναφέρονται παρακάτω δεν έχει σήμερα καμία υποχρέωση σε επίπεδο ΕΕ. Αυτό δεν είναι απαραίτητα μόνιμο: το άρθρο 27 απαιτεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή να αξιολογεί περιοδικά κατά πόσον πρέπει να επεκταθεί το πεδίο εφαρμογής της Οδηγίας, οπότε οι μικρότερες εταιρείες που δραστηριοποιούνται επί χρόνια στην ίδια αγορά δεν θα πρέπει να θεωρούν το όριο παγωμένο για πάντα.

Φορείς του δημόσιου τομέα: χωρίς ελάχιστο αριθμό εργαζομένων

Το άρθρο 8 παρ. 1 δεν θέτει κανένα όριο μεγέθους για τον δημόσιο τομέα. Δήμοι, περιφερειακές αρχές, κρατικές επιχειρήσεις, πανεπιστήμια και άλλοι δημόσιοι φορείς πρέπει να λειτουργούν εσωτερικό κανάλι ανεξαρτήτως του αριθμού των εργαζομένων τους. Στην πράξη, τα κράτη μέλη έχουν αξιοποιήσει την ευελιξία που επιτρέπει το άρθρο 8 παρ. 6 για να μετριάσουν αυτή την υποχρέωση για τις μικρότερες τοπικές αρχές — αρκετά εξαιρούν δήμους με λιγότερους από 10.000 κατοίκους, ή τους επιτρέπουν να συγκεντρώνουν πόρους από κοινού (περισσότερα παρακάτω) — ωστόσο ο βασικός κανόνας είναι ανεξάρτητος από το μέγεθος: το γεγονός ότι πρόκειται για δημόσιο φορέα είναι από μόνο του αυτό που ενεργοποιεί την υποχρέωση.

Κλάδοι που πρέπει να συμμορφώνονται ανεξαρτήτως μεγέθους

Το άρθρο 8 παρ. 4 προβλέπει μια εξαίρεση που «πιάνει» οργανισμούς που ένας απλός έλεγχος αριθμού προσωπικού θα παρέβλεπε. Εάν η εταιρεία σας εμπίπτει στις πράξεις της ΕΕ που απαριθμούνται στα Μέρη Ι.Β και ΙΙ του Παραρτήματος της Οδηγίας — σε γενικές γραμμές, χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ασφάλεια μεταφορών και προστασία του περιβάλλοντος — πρέπει να διαθέτετε εσωτερικό κανάλι αναφοράς ακόμη και με λίγους μόνο εργαζομένους. Αυτοί οι κλάδοι είχαν ήδη υποχρεώσεις αναφοράς βάσει προγενέστερης, κλαδικής νομοθεσίας της ΕΕ, και η Οδηγία τους εντάσσει στην ίδια βασική υποχρέωση αντί να δημιουργεί ξεχωριστό καθεστώς. Μια εταιρεία επενδυτικών συμβουλών με προσωπικό 12 ατόμων ή ένας μικρός ανάδοχος ασφάλειας μεταφορών μπορεί να υποχρεούται νομικά να διαθέτει ακριβώς την ίδια υποδομή εσωτερικού καναλιού με έναν κατασκευαστή με 500 εργαζομένους.

Όμιλοι εταιρειών και μικροί δήμοι: η εξαίρεση κοινών πόρων

Η δημιουργία ενός πλήρως ξεχωριστού καναλιού για κάθε νομικό πρόσωπο ενός ομίλου είναι ακριβώς το είδος του διοικητικού φόρτου που η Οδηγία προσπαθεί να αποφύγει για τους μικρότερους οργανισμούς. Το άρθρο 8 παρ. 6 επιτρέπει στα κράτη μέλη να επιτρέπουν σε δύο κατηγορίες φορέων να μοιράζονται πόρους για την παραλαβή και τη διερεύνηση αναφορών, αντί να λειτουργεί ο καθένας το δικό του:

• Φορείς του ιδιωτικού τομέα με 50 έως 249 εργαζομένους — μια εταιρεία συμμετοχών (holding) με τέσσερις θυγατρικές των 60 εργαζομένων η καθεμία δεν χρειάζεται τέσσερα ανεξάρτητα κανάλια· μπορεί να λειτουργεί μία κοινή διαδικασία παραλαβής και διερεύνησης σε επίπεδο ομίλου, εφόσον κάθε οντότητα παραμένει αναγνωρίσιμη για τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά.
• Δήμοι με λιγότερους από 10.000 κατοίκους (ή λιγότερους από 50 εργαζομένους) και άλλοι μικροί φορείς του δημόσιου τομέα — επιτρέποντας έναν κοινό περιφερειακό ή διαδημοτικό πόρο αναφοράς αντί να δημιουργεί κάθε μικρό δημαρχείο το δικό του.

Οι εταιρείες με 250 ή περισσότερους εργαζομένους δεν έχουν αυτή τη δυνατότητα — η Οδηγία αναμένει από τις οντότητες άνω αυτού του μεγέθους να λειτουργούν το δικό τους αποκλειστικό κανάλι. Το αν το κράτος μέλος σας εφάρμοσε όντως την επιλογή του άρθρου 8 παρ. 6, και με ποια ακριβώς δομή, ποικίλλει και πάλι ανάλογα με την ενσωμάτωση — αξίζει να το επιβεβαιώσετε τοπικά πριν υποθέσετε ότι είναι διαθέσιμη μια κοινή ρύθμιση.

Πώς το Vaelo σάς βοηθά να καλύψετε κάθε οντότητα από έναν λογαριασμό

Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης αναφορών είναι σχεδιασμένα για ένα μόνο νομικό πρόσωπο, κάτι που αναγκάζει τους ομίλους εταιρειών να επιλέξουν ανάμεσα σε δύο δυσάρεστες επιλογές: είτε να πληρώνουν για ξεχωριστό λογαριασμό ανά θυγατρική, είτε να αναγκάζουν κάθε οντότητα να μοιράζεται μια κοινή, αδιαφοροποίητη θυρίδα αναφορών, στην οποία είναι αδύνατο να διακρίνει κανείς ποιον αφορά πραγματικά μια αναφορά. Το Vaelo έχει σχεδιαστεί με τον αντίθετο τρόπο — ένας λογαριασμός μπορεί να φιλοξενεί πολλαπλά, ανεξάρτητα διαμορφωμένα κανάλια αναφοράς με δική τους ταυτότητα για κάθε θυγατρική ή δήμο, με τις αναφορές να δρομολογούνται αυτόματα και να διαχειρίζονται ανά υπόθεση για κάθε οντότητα ξεχωριστά, ενώ παράλληλα επιτρέπει σε μια ομάδα συμμόρφωσης σε επίπεδο ομίλου να μοιράζεται πόρους διερεύνησης ακριβώς όπως επιτρέπει το άρθρο 8 παρ. 6. Έτσι αποκτάτε την οικονομία κόστους και την αποδοτικότητα ρύθμισης ενός κοινού καναλιού, χωρίς να χάνετε τη λογοδοσία ανά οντότητα, με ενεργοποίηση μέσα σε λίγα λεπτά και χωρίς να απαιτείται κανένα έργο πληροφορικής.

Συχνές ερωτήσεις

Ο υπολογισμός των 50 εργαζομένων περιλαμβάνει το προσωπικό μερικής απασχόλησης; Συνήθως ναι, καταμετρούμενοι ως πλήρη άτομα και όχι ως κλάσματα — ωστόσο μια μειοψηφία κρατών μελών χρησιμοποιεί αντ' αυτού υπολογισμό ισοδύναμων πλήρους απασχόλησης, με αποτέλεσμα το ίδιο εργατικό δυναμικό να βρίσκεται πάνω ή κάτω από το όριο ανάλογα με τη χώρα. Ελέγξτε τη συγκεκριμένη εθνική ενσωμάτωση αντί να υποθέτετε.

Χρειάζονται κανάλι αναφορών οι φορείς του δημόσιου τομέα ανεξαρτήτως μεγέθους; Ναι, κατ' αρχήν — το άρθρο 8 παρ. 1 δεν ορίζει ελάχιστο αριθμό εργαζομένων για τον δημόσιο τομέα. Ορισμένα κράτη μέλη εξαιρούν ή προσφέρουν επιλογές κοινών πόρων σε δήμους με λιγότερους από 10.000 κατοίκους, όμως η βασική υποχρέωση ισχύει ανεξαρτήτως μεγέθους.

Ποιοι κλάδοι υποχρεούνται να συμμορφωθούν ακόμη και με λιγότερους από 50 εργαζομένους; Οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, η καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, η ασφάλεια των μεταφορών και η προστασία του περιβάλλοντος, σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ. 4 και το Παράρτημα της Οδηγίας — αυτοί οι κλάδοι υπόκειντο ήδη σε υποχρεώσεις αναφοράς βάσει προγενέστερης κλαδικής νομοθεσίας της ΕΕ.

Μπορεί ένας όμιλος εταιρειών με πολλές θυγατρικές να μοιράζεται ένα κοινό κανάλι αναφορών; Ναι, για θυγατρικές με 50 έως 249 εργαζομένους η καθεμία, το άρθρο 8 παρ. 6 επιτρέπει στα κράτη μέλη να επιτρέπουν κοινούς πόρους παραλαβής και διερεύνησης αναφορών σε επίπεδο ομίλου, αντί για πλήρως ξεχωριστό κανάλι ανά οντότητα. Οντότητες με 250 ή περισσότερους εργαζομένους δεν έχουν αυτή τη δυνατότητα.

Τι συμβαίνει αν η εταιρεία μου ξεπεράσει το όριο των 50 εργαζομένων στη διάρκεια του έτους; Οι περισσότερες εθνικές ενσωματώσεις εφαρμόζουν την υποχρέωση από το σημείο όπου το όριο ξεπερνιέται με διαρκή τρόπο, συχνά με μια σύντομη περίοδο χάριτος για να τεθεί σε λειτουργία το κανάλι, αντί για άμεση προθεσμία — ωστόσο οι λεπτομέρειες (ημερομηνία αναφοράς, διάρκεια περιόδου χάριτος) εξαρτώνται από την τοπική νομοθεσία, οπότε επιβεβαιώστε με την ενσωματωτική νομοθεσία του κράτους μέλους σας μόλις η ανάπτυξη σας φέρει κοντά στο όριο.