Кой се нуждае от канал за подаване на сигнали? Правилото за 50-те служители обяснено

Вашата организация се нуждае от вътрешен канал за подаване на сигнали, ако е частно дружество с 50 или повече служители, публичноправен субект от всякакъв размер или попада в кратък списък от регулирани дейности (финансови услуги, безопасност на транспорта, борба с изпирането на пари, опазване на околната среда), които трябва да спазват изискването независимо от броя на персонала съгласно Директива (ЕС) 2019/1937. Под този праг, в частния сектор и извън посочените регулирани дейности, понастоящем няма общо задължение на ниво ЕС — макар че корпоративните групи и малките публични структури разполагат със специфична възможност да споделят един канал, вместо всяка от тях да изгражда свой собствен.

Основни изводи

• Основният праг за частния сектор е 50 или повече служители — но начинът, по който се брои този персонал (еквивалент на пълно работно време спрямо реален брой лица и към коя референтна дата), е оставен на националното законодателство, а не е уреден в самата Директива.
• Всеки публичноправен субект трябва да разполага с канал, без минимален размер, макар че редица държави членки освобождават много малките общини.
• Няколко регулирани сектора (финанси, борба с изпирането на пари, безопасност на транспорта, опазване на околната среда) трябва да спазват изискването дори с един-единствен служител, защото по-ранното секторно законодателство на ЕС вече е изисквало механизми за сигнализиране.
• Корпоративните групи и малките общини могат да споделят канал съгласно член 8, параграф 6, вместо всяко дъщерно дружество или община да изгражда свой собствен от нулата.
• Преминаването на прага от 50 служители не е мигновено — повечето транспониращи актове дават на новообхванатите компании преходен период, но обяснението „току-що нараснахме“ бързо престава да бъде валиден аргумент.

Прагът от 50 служители: как се брои и какво остава извън обхвата му

Член 8, параграф 3 от Директивата поставя базовото правило: частноправните субекти с 50 или повече работници трябва да създадат вътрешен канал за подаване на сигнали. Това, което затруднява екипите по съответствие, не е самото число — а методът на броене. Директивата не предписва единна формула на ниво ЕС за „50 служители“, затова националните транспониращи актове се различават:

• Повечето държави членки броят активния персонал (включително служителите на непълно работно време, като цели лица) към определена референтна дата, обикновено последния ден от предходната календарна година.
• Няколко държави прилагат вместо това изчисление на база еквивалент на пълно работно време (ЕПРВ), при което двама служители на половин работен ден се броят като един.
• Работниците, наети чрез агенции за временна заетост, и действително самонаетите изпълнители обикновено се изключват, но границата не винаги е ясна — компания, която разчита в голяма степен на дългосрочни изпълнители по договор, е добре да потърси местен правен съвет, вместо да приема, че е освободена от задължението.

Това е една от областите, в които националните транспониращи актове се различават достатъчно, за да има значение на практика — работна сила от 55 души, разпределени в договори на непълно работно време, може да бъде над прага в държава, която брои по глави, и под него в държава, която прилага ЕПРВ.

Под 50 служители чисто частна компания извън изброените по-долу регулирани сектори понастоящем няма задължение на ниво ЕС. Това не е непременно постоянно състояние: член 27 задължава Европейската комисия периодично да преценява дали обхватът на Директивата следва да бъде разширен, така че по-малките компании, действащи на един пазар в продължение на години, не бива да приемат, че прагът е замразен завинаги.

Публичноправни субекти: без минимален брой персонал

Член 8, параграф 1 не поставя граница на размера за публичния сектор. Общини, регионални власти, държавни предприятия, университети и други публичноправни структури трябва да поддържат вътрешен канал независимо от броя на наетите от тях лица. На практика държавите членки са използвали гъвкавостта, предоставена от член 8, параграф 6, за да смекчат това изискване за най-малките местни власти — някои освобождават общините с под 10 000 жители или им позволяват да обединяват ресурси (повече за това по-долу) — но правилото по подразбиране не зависи от размера: самата принадлежност към публичния сектор поражда задължението.

Сектори, които трябва да спазват изискванията независимо от размера

Член 8, параграф 4 предвижда изключение, което обхваща организации, които биха останали незабелязани при обикновена проверка на броя на персонала. Ако вашата компания попада в актовете на ЕС, изброени в части I.Б и II от приложението към Директивата — най-общо казано, финансови услуги, предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризъм, безопасност на транспорта и опазване на околната среда — трябва да разполагате с вътрешен канал за подаване на сигнали дори при шепа служители. Тези сектори вече са имали задължения за сигнализиране по силата на по-ранно секторно законодателство на ЕС, а Директивата ги включва в същия базов режим, вместо да създава отделен такъв. Инвестиционна консултантска фирма с 12 служители или малък изпълнител в сферата на безопасността на транспорта може да е законово задължен да разполага с абсолютно същата инфраструктура за вътрешен канал като производител с 500 служители.

Корпоративни групи и малки общини: изключението за споделени ресурси

Изграждането на напълно отделен канал за всяко юридическо лице в дадена група е точно от вида излишна тежест, която Директивата се стреми да избегне за по-малките организации. Член 8, параграф 6 позволява на държавите членки да разрешат на две категории субекти да споделят ресурси за приемане и разследване на сигнали, вместо всеки да поддържа свой собствен:

• Частноправни субекти с между 50 и 249 работници — холдингово дружество с четири дъщерни дружества по 60 служители всяко не се нуждае от четири самостоятелни канала; то може да управлява един споделен процес за приемане и разследване в рамките на групата, стига всеки субект да остава разпознаваем за лицата, подаващи сигнали.
• Общини с под 10 000 жители (или под 50 работници) и други малки публичноправни структури — за тях може да се предвиди споделен регионален или междуобщински ресурс за подаване на сигнали, вместо всяко малко кметство да изгражда свой собствен.

Компаниите с 250 или повече служители нямат тази възможност — Директивата очаква субектите над този размер да поддържат свой собствен, обособен канал. Дали вашата държава членка действително е въвела възможността по член 8, параграф 6, и по какъв точно начин е структурирана тя, отново зависи от транспониращия акт — струва си да проверите на местно ниво, преди да приемете, че споделено решение е налично.

Как Vaelo ви помага да обхванете всяко юридическо лице от една сметка

Повечето инструменти за подаване на сигнали са изградени за едно-единствено юридическо лице, което поставя корпоративните групи пред неудобен избор: да плащат за отделна сметка за всяко дъщерно дружество или да принудят всички субекти да споделят една недиференцирана входяща кутия, в която е невъзможно да се разбере кого точно засяга даден сигнал. Vaelo е изграден по обратния начин — една сметка може да поддържа множество брандирани, независимо конфигурирани канали за подаване на сигнали за всяко дъщерно дружество или община, като сигналите се насочват автоматично и се управляват като случаи за всеки отделен субект, докато екипът по съответствие на ниво група все пак може да споделя ресурси за разследване точно по начина, разрешен от член 8, параграф 6. Получавате ефективността по разходи и внедряване на споделен канал, без да губите отчетност на ниво отделно юридическо лице — всичко това е готово за употреба за минути и без нужда от ИТ проект.

Често задавани въпроси

Броят на 50-те служители включва ли персонала на непълно работно време? Обикновено да, като се броят като цели лица, а не като части — но малцинство от държавите членки прилагат вместо това изчисление на база еквивалент на пълно работно време, така че една и съща работна сила може да попадне от двете страни на прага в зависимост от държавата. Проверете конкретния национален транспониращ акт, вместо да правите предположения.

Публичноправните субекти от всякакъв размер нуждаят ли се от канал? Да, по принцип — член 8, параграф 1 не поставя минимален брой персонал за публичния сектор. Някои държави членки освобождават общините с под 10 000 жители или им предлагат възможност за споделени ресурси, но по подразбиране задължението важи независимо от размера.

Кои сектори трябва да спазват изискванията дори при по-малко от 50 служители? Финансовите услуги, борбата с изпирането на пари и финансирането на тероризма, безопасността на транспорта и опазването на околната среда, съгласно член 8, параграф 4 и приложението към Директивата — тези сектори вече са били обект на задължения за сигнализиране по силата на по-ранно секторно законодателство на ЕС.

Може ли корпоративна група с няколко дъщерни дружества да споделя един канал за подаване на сигнали? Да, за дъщерни дружества с между 50 и 249 служители всяко, член 8, параграф 6 позволява на държавите членки да разрешат споделени ресурси за приемане и разследване на сигнали в рамките на групата, вместо напълно отделен канал за всяко юридическо лице. Субектите с 250 или повече служители нямат тази възможност.

Какво се случва, ако компанията ми премине прага от 50 служители през годината? В повечето национални транспониращи актове задължението се прилага от момента, в който прагът бъде трайно преминат, често с кратък преходен период за въвеждане в експлоатация на канал, вместо незабавен краен срок — но конкретните детайли (референтна дата, продължителност на преходния период) зависят от местното законодателство, затова проверете с транспониращия акт на вашата държава членка веднага щом растежът ви доближи до прага.