Kto potrebuje whistleblowingový kanál? Pravidlo 50 zamestnancov vysvetlené

Vaša organizácia potrebuje interný whistleblowingový kanál, ak je súkromnou spoločnosťou s 50 a viac zamestnancami, subjektom verejného sektora bez ohľadu na veľkosť, alebo patrí medzi úzky okruh regulovaných odvetví (finančné služby, bezpečnosť dopravy, boj proti praniu špinavých peňazí, ochrana životného prostredia), ktoré musia mať kanál zavedený bez ohľadu na počet zamestnancov podľa smernice (EÚ) 2019/1937. Pod touto hranicou, v súkromnom sektore a mimo uvedených regulovaných činností, momentálne neplatí žiadna celoúniová povinnosť — hoci skupiny podnikov a malé verejné subjekty majú osobitnú možnosť zdieľať jeden kanál namiesto toho, aby si každý budoval vlastný.

Kľúčové body

• Základná hranica pre súkromný sektor je 50 a viac zamestnancov — spôsob počítania tohto počtu (ekvivalent plného úväzku vs. reálny počet hláv, a k akému referenčnému dátumu) však samotná smernica neupravuje a ponecháva ho na národné právo.
• Každý subjekt verejného sektora musí mať kanál bez akéhokoľvek minimálneho počtu zamestnancov, hoci viaceré členské štáty oslobodzujú veľmi malé obce.
• Niekoľko regulovaných odvetví (financie, boj proti praniu špinavých peňazí, bezpečnosť dopravy, súlad s environmentálnymi predpismi) musí mať kanál aj s jediným zamestnancom, pretože sektorová legislatíva EÚ oznamovacie mechanizmy vyžadovala už predtým.
• Skupiny podnikov aj malé obce môžu zdieľať kanál podľa článku 8 ods. 6 namiesto toho, aby si každá dcérska spoločnosť či obecný úrad budovali vlastný od základov.
• Prekročenie hranice 50 zamestnancov nemá okamžitý účinok — väčšina transpozícií novo dotknutým firmám poskytuje prechodné obdobie, no argument „práve sme narástli" prestáva platiť pomerne rýchlo.

Hranica 50 zamestnancov: ako sa počíta a čo do nej nespadá

Článok 8 ods. 3 smernice stanovuje základné pravidlo: súkromné právnické osoby s 50 a viac zamestnancami musia zaviesť interný kanál na nahlasovanie. Problém pre compliance tímy väčšinou nepredstavuje samotné číslo, ale spôsob, akým sa počíta. Smernica nepredpisuje jednotný celoúniový vzorec na výpočet „50 zamestnancov", a preto sa národné transpozície líšia:

• Väčšina členských štátov počíta aktívny počet zamestnancov (vrátane zamestnancov na kratší pracovný čas, ktorí sa počítajú ako celé osoby) k určitému referenčnému dátumu, spravidla k poslednému dňu predchádzajúceho kalendárneho roka.
• Niektoré štáty namiesto toho používajú prepočet na ekvivalent plného úväzku (FTE), kde dvaja zamestnanci na polovičný úväzok predstavujú jedného.
• Dočasní agentúrni zamestnanci a skutoční samostatne zárobkovo činní dodávatelia sa spravidla nezapočítavajú, hranica však nie je vždy jednoznačná — firma, ktorá sa vo veľkej miere spolieha na dlhodobých externých dodávateľov, by sa mala poradiť s miestnym právnikom, a nie automaticky predpokladať, že je z povinnosti vyňatá.

Toto je jedna z oblastí, kde sa národné transpozície líšia natoľko, že to má praktický dosah — kolektív 55 ľudí rozdelených do úväzkov na kratší pracovný čas môže v krajine počítajúcej reálny počet hláv spadať nad hranicu, zatiaľ čo v krajine používajúcej FTE prepočet pod ňu.

Pod hranicou 50 zamestnancov nemá čisto súkromná spoločnosť mimo nižšie uvedených regulovaných odvetví v súčasnosti žiadnu celoúniovú povinnosť. To však nemusí platiť naveky: článok 27 ukladá Európskej komisii povinnosť pravidelne posudzovať, či by sa mal rozsah pôsobnosti smernice rozšíriť, takže menšie firmy pôsobiace roky na jednom trhu by nemali predpokladať, že táto hranica zostane navždy nemenná.

Subjekty verejného sektora: bez minimálneho počtu zamestnancov

Článok 8 ods. 1 pre verejný sektor nestanovuje žiadnu veľkostnú hranicu. Obce, regionálne orgány, štátne podniky, univerzity a ďalšie verejné subjekty musia prevádzkovať interný kanál bez ohľadu na počet svojich zamestnancov. V praxi členské štáty využili flexibilitu, ktorú umožňuje článok 8 ods. 6, na zmiernenie tejto povinnosti pre najmenšie samosprávy — viaceré oslobodzujú obce s menej ako 10 000 obyvateľmi alebo im umožňujú zdieľať zdroje (viac o tom nižšie) — základné pravidlo však veľkosť nerieši: povinnosť spúšťa samotná skutočnosť, že ide o subjekt verejného sektora.

Odvetvia, ktoré musia povinnosť plniť bez ohľadu na veľkosť

Článok 8 ods. 4 zavádza výnimku, ktorá zachytáva aj organizácie, na ktoré by jednoduchá kontrola počtu zamestnancov nestačila. Ak vaša spoločnosť spadá pod akty EÚ uvedené v častiach I.B a II prílohy smernice — zhruba povedané ide o finančné služby, predchádzanie praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu, bezpečnosť dopravy a ochranu životného prostredia — musíte mať interný kanál na nahlasovanie aj s hŕstkou zamestnancov. Tieto odvetvia mali oznamovacie povinnosti už podľa skoršej sektorovej legislatívy EÚ a smernica ich len začleňuje do rovnakého základného rámca namiesto toho, aby vytvárala samostatný režim. Investičná poradenská firma s 12 zamestnancami alebo malý dodávateľ v oblasti bezpečnosti dopravy tak môžu mať zo zákona povinnosť vybudovať presne rovnakú infraštruktúru interného kanála ako výrobca s 500 zamestnancami.

Skupiny podnikov a malé obce: výnimka zdieľaných zdrojov

Budovanie úplne samostatného kanála pre každú právnickú osobu v skupine je presne ten typ administratívnej záťaže, ktorej sa smernica pri menších organizáciách snaží vyhnúť. Článok 8 ods. 6 umožňuje členským štátom povoliť dvom kategóriám subjektov zdieľať zdroje na prijímanie a prešetrovanie oznámení namiesto toho, aby každý prevádzkoval vlastný kanál:

• Súkromné subjekty s 50 až 249 zamestnancami — holdingová spoločnosť so štyrmi dcérskymi spoločnosťami po 60 zamestnancoch nepotrebuje štyri nezávislé kanály; môže prevádzkovať jeden zdieľaný proces príjmu a prešetrovania oznámení pre celú skupinu, pokiaľ zostane pre osoby podávajúce oznámenie zrejmé, ktorého subjektu sa oznámenie týka.
• Obce s menej ako 10 000 obyvateľmi (alebo menej ako 50 zamestnancami) a ďalšie malé subjekty verejného sektora — umožňuje sa zdieľaný regionálny alebo medziobecný nástroj na nahlasovanie namiesto toho, aby si každý malý obecný úrad budoval vlastný.

Spoločnosti s 250 a viac zamestnancami túto možnosť nemajú — smernica od subjektov nad touto veľkosťou očakáva, že budú prevádzkovať vlastný vyhradený kanál. Či váš členský štát možnosť podľa článku 8 ods. 6 skutočne implementoval a ako presne je nastavená, sa opäť líši podľa transpozície — oplatí sa to overiť lokálne skôr, než budete predpokladať, že zdieľané riešenie je dostupné.

Ako vám Vaelo pomôže pokryť každý subjekt z jedného účtu

Väčšina whistleblowingových nástrojov je postavená pre jeden právny subjekt, čo skupiny podnikov núti do nepríjemnej voľby: platiť za samostatný účet pre každú dcérsku spoločnosť, alebo prinútiť všetky subjekty zdieľať jednu nediferencovanú schránku, v ktorej sa nedá zistiť, koho sa dané oznámenie vlastne týka. Vaelo je postavené presne opačne — jeden účet dokáže hostiť viacero značkovo odlíšených, samostatne nakonfigurovaných kanálov na nahlasovanie pre každú dcérsku spoločnosť či obec, pričom oznámenia sa automaticky smerujú a spravujú ako samostatné prípady podľa jednotlivých subjektov, a zároveň umožňuje compliance tímu na úrovni skupiny zdieľať zdroje na prešetrovanie presne tak, ako to umožňuje článok 8 ods. 6. Získate tak efektivitu nákladov a nastavenia zdieľaného kanála bez straty zodpovednosti na úrovni jednotlivých subjektov — spustené za pár minút a bez potreby akéhokoľvek IT projektu.

Často kladené otázky

Zahŕňa sa do počtu 50 zamestnancov aj personál na kratší pracovný čas? Väčšinou áno, počíta sa ako celá osoba, nie pomerným podielom — no menšina členských štátov namiesto toho používa prepočet na ekvivalent plného úväzku (FTE), takže rovnaký kolektív zamestnancov môže v jednej krajine spadať pod hranicu a v inej nad ňu. Namiesto predpokladov si vždy overte konkrétnu národnú transpozíciu.

Potrebujú kanál subjekty verejného sektora bez ohľadu na veľkosť? Áno, v zásade — článok 8 ods. 1 nestanovuje pre verejný sektor žiadny minimálny počet zamestnancov. Niektoré členské štáty oslobodzujú obce s menej ako 10 000 obyvateľmi alebo im ponúkajú možnosť zdieľaných zdrojov, no štandardná povinnosť platí bez ohľadu na veľkosť.

Ktoré odvetvia musia mať kanál aj pri menej ako 50 zamestnancoch? Finančné služby, oblasť boja proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu, bezpečnosť dopravy a ochrana životného prostredia — podľa článku 8 ods. 4 a prílohy smernice. Tieto odvetvia už mali oznamovacie povinnosti podľa skoršej sektorovej legislatívy EÚ.

Môže skupina podnikov s viacerými dcérskymi spoločnosťami zdieľať jeden whistleblowingový kanál? Áno, pri dcérskych spoločnostiach s 50 až 249 zamestnancami článok 8 ods. 6 umožňuje členským štátom povoliť zdieľané zdroje na príjem a prešetrovanie oznámení v rámci skupiny namiesto úplne samostatného kanála pre každý subjekt. Subjekty s 250 a viac zamestnancami túto možnosť nemajú.

Čo sa stane, ak moja firma prekročí hranicu 50 zamestnancov v priebehu roka? Väčšina národných transpozícií uplatňuje povinnosť od okamihu, keď je hranica trvalo prekročená, často s krátkym prechodným obdobím na sprevádzkovanie kanála, nie s okamžitým termínom. Konkrétne detaily (referenčný dátum, dĺžka prechodného obdobia) však závisia od miestnej legislatívy — preto si to overte v transpozičnom predpise svojho členského štátu hneď, ako sa rastom priblížite k tejto hranici.