Ziņojumu Datu Glabāšana: Cik Ilgi Glabāt un Kad Dzēst

Nav vienota juridiska glabāšanas termiņa ziņojumiem — cik ilgi glabāt ziņojumu, ir atkarīgs no tā iznākuma, nevis no fiksēta gadu skaita. Ziņojumam, kas slēgts bez turpmākas rīcības, nepieciešams citāds (parasti īsāks) glabāšanas termiņš nekā ziņojumam, kas noveda pie disciplinārlietas vai vēl aizvien tiesā izskatāmas prāvas.

Galvenās atziņas

• Nav vienota, visiem piemērota glabāšanas termiņa ziņojumu datiem — pareizais ilgums ir atkarīgs no lietas iznākuma (nekāda rīcība, iekšēja disciplinārlieta, vai izskatīšanā esoša tiesvedība).
• Direktīvas (ES) 2019/1937 18. pants nosaka, ka ziņojumu ieraksti jāglabā tikai "tik ilgi, cik nepieciešams un samērīgi", savukārt VDAR 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts pievieno vispārējo glabāšanas ierobežojuma principu, kas attiecas uz jebkuriem personas datiem, kas iegūti caur kanālu.
• Praktiskā glabāšanas kalendārā ir vismaz trīs virzieni: ziņojumi, kas slēgti bez konstatējumiem, ziņojumi, kas noveduši pie apstiprināta disciplināra iznākuma, un ziņojumi, kas saistīti ar aktīvu vai gaidāmu strīdu.
• Kad glabāšanas termiņš beidzas, identificējoša informācija (vārdi, kontaktinformācija, brīvā tekstā ietverti apraksti, kas atklāj identitāti) jādzēš vai neatgriezeniski jāanonimizē — taču apkopotu statistiku, ko izmanto atbilstības ziņošanai, var glabāt neierobežoti.
• Visbiežākā glabāšanas kļūda nav politikas neesamība, bet gan tās neizpildīšana — rakstisks grafiks, kuru neviens patiesībā neievēro, ir pirmais, ko pamanīs revidents.

Ko Direktīva un VDAR Patiesībā Prasa Attiecībā uz Glabāšanu

Trauksmes cēlēju aizsardzības direktīvas 18. pants nosaka, ka ziņojumu ieraksti jāglabā "tikai tik ilgi, cik nepieciešams un samērīgi", lai izpildītu prasības, ko uzliek pati direktīva — tā apzināti izvairās noteikt konkrētu gadu skaitu, atstājot šo vērtējumu organizācijai un nacionālajam transponēšanas likumam. Papildus tam VDAR 5. panta 1. punkta e) apakšpunkts — glabāšanas ierobežojuma princips — prasa, lai jebkādi personas dati, kas apstrādāti caur kanālu (ziņotāja vārds, ja viņš izvēlējies identificēt sevi, dati par personu, uz kuru attiecas ziņojums, liecinieku liecības), tiktu glabāti "ne ilgāk, kā nepieciešams nolūkiem, kādos personas dati tiek apstrādāti".

Kopā skatot, šie divi noteikumi nozīmē, ka ziņojumu platforma nevar vienkārši glabāt katru ziņojumu mūžīgi "drošības pēc", taču tā nevar arī dzēst visu tūlīt pēc lietas slēgšanas, ja joprojām ir spēkā noilguma termiņš saistītām juridiskām prasībām. Glabāšanas termiņam jābūt saistītam ar dokumentētu mērķi — un šis mērķis mainās atkarībā no tā, kas noticis ar ziņojumu.

Cik Ilgi Glabāt Katru Lietas Veidu

Tā vietā, lai izmantotu vienu skaitli, aizstāvams glabāšanas kalendārs katram iznākumam piešķir atšķirīgu termiņu:

1. Ziņojumi, kas slēgti bez konstatējumiem vai ko ziņotājs atsaucis. Šie parasti pamato visīsāko glabāšanu — pietiekami daudz laika, lai pierādītu, ka ziņojums ticis pienācīgi izskatīts (parasti no dažiem mēnešiem līdz aptuveni diviem gadiem), pēc kā identificējoši dati jādzēš, jo parasti vairs nav ilgstoša juridiska pamata tos glabāt.
2. Ziņojumi, kas noveduši pie apstiprinātas disciplinārās vai korektīvās darbības. Tie parasti jāglabā tik ilgi, cik tiek glabāta attiecīgā darba vai disciplinārlietas dokumentācija saskaņā ar nacionālajām darba tiesībām, jo ziņojums tagad ir pierādījums, kas pamato šo darbību — bieži vairākus gadus, saskaņojot ar piemērojamo noilguma termiņu disciplinārā lēmuma apstrīdēšanai.
3. Ziņojumi, kas saistīti ar aktīvām izmeklēšanām, tiesvedību vai regulatīvām procedūrām. Tie jāglabā procesa ilguma laikā, plus jebkurš piemērojams pārsūdzības termiņš — "juridiskais glabāšanas turējums", kas atceļ noklusējuma grafiku un skaidri jānorāda lietas dokumentācijā, lai nekas netiktu dzēsts priekšlaicīgi.

Šo triju virzienu dokumentēšana — kopā ar notikumu, kas iedarbina katru termiņu — ir tas, kas pārvērš neskaidru apgalvojumu, piemēram, "mēs dzēšam datus, kad tie vairs nav vajadzīgi", par aizstāvamu politiku, ko regulators vai revidents var faktiski pārbaudīt.

Ko Dzēst (un Kas Var Palikt), Kad Beidzas Glabāšanas Termiņš

Kad glabāšanas termiņš beidzas, mērķis ir novērst to, kas identificē personas, vienlaikus saglabājot to, kas organizācijai likumīgi nepieciešams atbilstības uzraudzībai:

• Jādzēš vai neatgriezeniski jāanonimizē: ziņotāja vārds un kontaktinformācija (ja zināma), personas, uz kuru attiecas ziņojums, vārds, brīvā teksta lauki, kas, iespējams, atklāj identitāti, un jebkuri pielikumi ar personas datiem.
• Var glabāt neierobežoti, apkopotā veidā: saņemto ziņojumu skaits periodā, sadalījums pa kategorijām/veidiem, vidējais laiks līdz saņemšanas apstiprinājumam, un iznākuma statistika — nevienam no tiem nav nepieciešami identificējoši dati, lai tie paliktu noderīgi tendenču ziņošanai vai lai regulatoram pierādītu, ka kanāls darbojas.
• Anonimizācijai jābūt patiesai — ne tikai vārda lauka noņemšanai, kamēr unikāls darbinieka ID vai ļoti specifisks stāstījums joprojām padara personu atpazīstamu — kontrolpunkts, kas ziņošanas kanāla DPIA jau vajadzētu pārbaudīt izveides posmā.

Bieži Sastopamās Glabāšanas Kļūdas, Kas Apdraud Auditu

• "Lieta slēgta" uzskatīšana par "nekavējoties dzēst visu" — nepārbaudot, vai joprojām nav spēkā nacionālais noilguma termiņš saistītām darba vai civiltiesiskām prasībām, kas var pakļaut organizāciju riskam, ja vēlāk nepieciešams pierādījums, kura vairs nav.
• Rakstiska glabāšanas kalendāra pilnīga neesamība, atstājot lēmumu tam, kurš tajā nedēļā izskata lietu — nekonsekventa glabāšana starp lietām pati par sevi ir konstatējums, ko revidents pamanīs.
• Rakstisks grafiks, kas faktiski netiek ieviests — vecas lietas, kas gadiem paliek sistēmā pēc dokumentētā glabāšanas termiņa, jo neviens neatbild par dzēšanas soli.
• Datu, kas saistīti ar aktīvu juridisko glabāšanas turējumu, dzēšana, jo automātiski nostrādāja vispārīga glabāšanas norma, iznīcinot pierādījumus, ko vēlāk pieprasīs tiesa vai regulators.

Kā Vaelo To Atrisina

Glabāšanas politika ir tikai tik laba, cik laba ir tās ieviešana, un tieši tur rakstisks grafiks praksē visbiežāk neizdodas — neviens neatceras rīkoties, kad lietai jau ir gads. Vaelo lietu pārvaldības informācijas panelis ļauj atbilstības komandām katrai lietai tās slēgšanas brīdī piešķirt glabāšanas virzienu (bez konstatējumiem, disciplinārs iznākums, vai juridiskais glabāšanas turējums), pēc tam automātiski atzīmējot lietas, kas tuvojas to dokumentētajam dzēšanas datumam, lai nekas nejauši nepaliktu ilgāk par pamatoto glabāšanas termiņu. Juridiskos glabāšanas turējumus var piemērot katrai lietai atsevišķi, lai atceltu noklusējuma termiņu, neprasot atcerēties, kuras lietas ir atbrīvotas, un, kad glabāšanas termiņš patiešām beidzas, identificējošos laukus var dzēst, kamēr anonimizētā statistika, kas nepieciešama atbilstības ziņošanai un audita pierādījumu ķēdei, paliek pilnībā neskarta.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai pastāv likumā noteikts gadu skaits ziņojumu glabāšanai? Nav viena skaitļa, kas attiecas uz visu ES. Direktīvas 18. pants nosaka, ka ieraksti jāglabā "tikai tik ilgi, cik nepieciešams un samērīgi", un VDAR glabāšanas ierobežojuma princips piemēro to pašu standartu ziņojumā ietvertajiem personas datiem — faktiskais ilgums ir atkarīgs no lietas iznākuma un no piemērojamā nacionālā transponēšanas likuma vai noilguma termiņiem.

Vai ziņojumi bez konstatējumiem jādzēš uzreiz pēc lietas slēgšanas? Ne uzreiz, bet parasti agrāk nekā lietas ar apstiprinātu iznākumu — jāpaiet pietiekami ilgam laikam, lai pierādītu, ka ziņojums tika pienācīgi izskatīts (parasti no dažiem mēnešiem līdz aptuveni diviem gadiem), pēc kā identificējošu datu glabāšanai parasti vairs nav juridiska pamata.

Kas notiek ar ziņojumiem, kas saistīti ar tiesas lietu vai regulatīvu izmeklēšanu? Tie jānovieto juridiskā glabāšanas turējumā ("legal hold"), kas aptur noklusējuma glabāšanas kalendāru līdz procesa — un jebkura apelācijas termiņa — noslēgumam, jo pierādījumu dzēšana, kas saistīti ar aktīvu strīdu, var pakļaut organizāciju atsevišķam juridiskam riskam.

Vai varam saglabāt ziņojumu statistiku pēc pamatā esošo lietas datu dzēšanas? Jā — apkopotu, neidentificējošu statistiku (ziņojumu apjoms, kategorijas, vidējais atbildes laiks) var glabāt neierobežoti atbilstības pārskatu un tendenču analīzes vajadzībām, tiklīdz atsevišķas lietas identificējošie dati ir dzēsti vai anonimizēti.