Datenschutzerklärung & Datenschutzrichtlinie
Vaelo Compliance Hinweisgebersystem-Infrastruktur
Inhaltsverzeichnis
1. Geltungsbereich & Identifikation der Stelle
Vaelo Compliance bietet eine sichere Hinweisgeber-Infrastruktur für Unternehmen und öffentliche Stellen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der EU-Richtlinie 2019/1937.
Handelsname / Rechtsform: Vaelo Compliance Systems
Webdomäne: https://vaelo.trycode.cloud
Gerichtsstand & Gesetzgebung: Deutschland (HinSchG), Österreich (HSchG), EU DSGVO & Richtlinie (EU) 2019/1937
Datenschutzkontakt: contact@trycode.cloud
2. Rechtliche Rollen: Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter
Gemäß Art. 4 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
- Vaelo als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Auf den öffentlichen Meldeportalen der Kundenunternehmen agiert Vaelo streng als Auftragsverarbeiter. Das Kundenunternehmen ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
- Vaelo als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Vaelo ist nur für die Kontodaten der Unternehmens-Administratoren (Stripe-Abrechnungsdaten, Anmelde-E-Mails) Verantwortlicher.
3. Anonymität, Verschlüsselung und Metadaten-Schutz
Unsere Architektur basiert auf dem Grundsatz 'Privacy by Design':
IP- & Metadaten-Bereinigung
IP-Adressen, Browser-Header und Datei-Metadaten (EXIF-Daten, Autorattribute) werden vor dem Speichern in der Datenbank serverseitig gelöscht.
AES-256 & TLS 1.3 Verschlüsselung
Alle Daten im Transit sind mit TLS 1.3 geschützt. Meldungen in der Datenbank werden individuell mit 256-Bit AES verschlüsselt.
4. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur das für den Betrieb absolut notwendige Minimum:
| Kategorie | Datenarten | Zweck |
|---|---|---|
| Anonyme Hinweisgeber | Keine identifizierenden Daten (Nur kryptografischer Zugangstoken) | Zwei-Wege-Kommunikation ohne Offenlegung der Identität |
| Identifizierte Hinweisgeber | Name, E-Mail-Adresse, Position (optional) | Direkte Kommunikation bei ausdrücklicher Einwilligung |
| Compliance-Officer & Admins | Vollständiger Name, geschäftliche E-Mail, verschlüsselte Zugangsdaten | Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) & Fallbearbeitung |
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (DSGVO & HinSchG)
Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 und Art. 9 DSGVO sowie das HinSchG:
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und der Richtlinie (EU) 2019/1937.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Aufdeckung und Prävention von Straftaten, Korruption und Compliance-Verstößen.
6. Aufbewahrung und automatische Löschung
Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Untersuchung erforderlich ist:
• Unbegründete/Abgelehnte Meldungen: Automatische Löschung innerhalb von 60 Tagen nach Verfahrensabschluss.
• Abgeschlossene Untersuchungen: Speicherung gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (max. 3 Jahre gemäß HinSchG § 11).
• Verschlüsselte Backups: Werden alle 30 Tage automatisch überschrieben.
7. Cookies & Tracking-Technologien
Transparenz beim Datenschutz:
Öffentliche Hinweisgeber-Portale (/report/): NULL Tracking-Cookies oder externe Analyse-Skripte (GTM/Clarity) werden geladen, um absolute Anonymität zu gewährleisten.
Website & Dashboard: Ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies und optionale Analyse-Cookies (über Cookie-Banner steuerbar).
8. Unterauftragsverarbeiter & Internationaler Datentransfer
Alle Meldedaten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Frankfurt / Dublin) verarbeitet (ISO 27001 & SOC 2 zertifiziert).
Hosting-Infrastruktur: Cloud-Infrastruktur: Hetzner / Deno Deploy (EU-Server in Deutschland)
B2B-Zahlungsabwicklung: Zahlungsabwicklung (B2B): Stripe Payments Europe Ltd.
Transaktionaler E-Mail-Versand: E-Mail-Versand: Resend mit TLS 1.3 Verschlüsselung
9. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung gemäß Art. 15-22 DSGVO.
10. Datenschutzkontakt & Aufsichtsbehörde
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkontakt:
Datenschutz-Kontakt: contact@trycode.cloud
E-Mail: contact@trycode.cloud
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (z. B. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit - BfDI in Deutschland oder die Datenschutzbehörde DSB in Österreich).
Haben Sie Fragen zum Datenschutz?
Unser Compliance-Team steht Ihnen für Fragen zur DSGVO und zum HinSchG zur Verfügung.